TIBCO® je pod svojo streho združil večje število rešitev, ki se medsebojno dopolonjujejo in omogočajo reševanje enostavnih ali pa tudi zelo kompleksnih uporabniških zahtev. Ena izmed takih je načrtovanje denarnih tokov, ki zahteva združevanje podatkov iz različnih virov. Običajno se srečamo z naslednjimi izzivi:

• Dostop do različnih podatkovnih baz različnih ERP sistemov, zlasti ko govorimo o skupini podjetij.
• Možnost ročnega napovedovanja denarnih tokov za dogodke, ki niso popisani v ERP sistemih, kot so razne pogodbene obveznosti, finančni izdatki, če podjetje ne upravlja z naložbami in finančnimi viri preko relativno kompleksnih zakladniških rešitev, kar je bolj izjema kot pravilo.
• Možnost uporabe enostavnejših ali bolj kompleksnih metod napovedovanja, tudi s simulacijami.
• Vizualizacija relativno kompleksne vsebine na čim bolj enostaven način.

V nadaljevanju opisujemo, kako te izzive rešujemo s TIBCO® analitičnimi rešitvami.

Uporabljamo:

• TIBCO Spotfire® za vizualizacijo podatkov, združevanje podatkov iz različnih virov, njegove statistične in napovedne algoritme.
• TIBCO Data Virtualization za dostop in virtualizacijo podatkov iz različnih podatkovnih virov, posebej v situacijah, ko je neposredno črpanje podatkov problematično zaradi njihovega obsega, ni pa to vedno nujno potrebno.
• Dodatke za TIBCO Spotfire®, ki omogočajo vpisovanje in urejanje ročnih napovedi preko Spotfire® uporabniškega vmesnika.

Vhodni podatki

Vir podatkov so v prvi vrsti dnevniki glavne knjige, kjer zajemamo:

• Vse postavke, ki se nanašajo na saldakonte dobaviteljev in kupcev, pri čemer so pomembni datumi izdaje in pa zapadlosti.
• Postavke plačil oz. zapiranja terjatev, kar je osnova za prikaz zgodovine plačil, status odprtih postavk in podobno.
• Postavke denarnih sredstev, ki so osnova za prikaz tekočega stanja.
• Stanja bolj ali manj likvidnih finančnih naložb ter obveznosti, kar omogoča vpogled v kratko ali srednjeročno stanje likvidnosti skupine.

Pri vsem skupaj je zelo pomembna možnost grupiranja partnerjev v različne kategorije. To praviloma rešujemo na nivoju skupine, ne pa posamezne družbe v skupini. Pomembno je ločiti vsaj transakcije znotraj skupine napram tistim do tretjih oseb. Nadaljnja delitev je lahko na bolj, manj zanesljive kupce oz. bolj ali manj strateške upnike (npr. državo, banke, dobavitelje…).

Ključno je, da imajo analitične rešitve neposredni dostop do virov podatkov, saj so za ta namen informacije koristne le, če niso starejše od 24 ur.

Parametri

Z izbiro različnih parametrov lahko poljubno nastavljamo obdobja ali druge kriterije, ki definirajo na primer dolžino ali natančnost napovedi. Primer so lahko naslednji:

• Obdobje napovedovanja – pri knjiženju finančnih dogodkov in kreiranju napovedi iz le teh se običajno uporablja obdobje do 30 ali 60 dni vnaprej. Namreč, če so običajni plačilni roki v tem časovnem okvirju, dogodki, ki vplivajo na denarne tokove za daljše časovno obdobje, sploh še niso zajeti v poslovnih knjigah.
• Parametri, ki izhajajo iz preteklosti – na primer zgodovina plačil za partnerja. S pomočjo teh parametrov lahko definiramo, kako bomo obravnavali plačila za naprej. Na podlagi dejanskih plačilnih rokov ali pa teoretičnih (valuta na računu). Ena izmed možnosti je uporaba enega in drugega načina, pri čemer hitro vidimo tudi razliko, ki je v primeru slabe plačilne discipline lahko zelo velika.

• Kategorizacija napovedi, ki jih dobimo iz sistemov ter ročne napovedi. V slednje običajno štejemo plače in izdatke povezane z izplačili delavcev (regresi, božičnice), investicije, ki se ne knjižijo kot računi (npr. izplačila po pogodbah), izdatki za DDV in podobno.
• Poseben izziv predstavljajo zapadle oz. močno zapadle terjatve, ki jih lahko obravnavamo na različne načine:
  • Jih v celoti ali delno izločimo.
  • Predpostavimo, da bodo poplačane na dan napovedi ali + X po trenutnem datumu in s faktorjem Y % poplačila.

Vizualizacija

Na podlagi vhodnih parametrov enostavno prikazujemo podatke in različne izračune v bolj ali manj grafični obliki. Iz izkušenj se je pokazalo, da primer spodaj prikaže zelo veliko informacij na pregleden in informativen način.mska os grupirana na različne načine (na primer dan ali teden). Običajno je tedenska dimenzija najbolj primerna, dnevna preveč in nerealno natančna, mesečna pa pregroba.

Zgodovinski sivi podatki na osi Y nam kažejo korelacijo z napovedjo. V napoved lahko dodamo trenutno stanje denarnih sredstev (rumeni del stolpca), ker je ta podatek pomemben za napoved kratkoročne likvidnosti. To v grafu prikazujemo tudi s črtami, enkrat na nivoju tedna (oz. grupacije na osi X), drugič kumulativno. Ko kumulativna črta seka horizontalno črto (vrednost 0), to pomeni, da mora upravljalec likvidnosti iskati dodatna likvidna sredstva v tem časovnem horizontu.

Običajno za tak prikaz je, da se v obdobjih daleč naprej zneski približujejo horizontalni črti proti vrednosti 0. Namreč poslovni dogodki niso vneseni v poslovne knjige za zelo oddaljena časovna obdobja. Lahko pa jih seveda vnašamo ročno, pri čemer je pomembno, da se dogodki, upoštevani v napovedi, med seboj ne prekrivajo oz. s tem podvajajo.

Rudarjenje po podatkih

Pomembno pa je, da lahko na hiter in enostaven način dobimo vpogled v strukturo napovedi. S klikanjem na posamezen segment lahko dobimo takoj vpogled na strukturo napovedi – kaj je v ozadju. Kateri partnerji oz. katere njihove postavke, bodisi izdani računi (zeleni podatki in pozitivne vrednosti) bodisi prejete fakture (modre negativne vrednosti) tvorijo posamezno vrednost. Ali pa katerakoli izmed ročnih napovedi (v tem primeru svetlejše modre barve). To je ključnega pomena za zaupanje v prikazane napovedi in uporabo takih rešitev na dolgi rok.

Stanje denarnih sredstev v skupini

Sestavni del te rešitve je seveda tudi prikaz trenutnih stanj denarnih sredstev v skupini. Vendar temu na tem mestu ne posvečamo toliko pozornosti. Namreč samo stanje denarnih sredstev niti ni ključno pri odločanju od njegovem prerazporejanju znotraj skupine podjetij, če ne poznamo kratkoročnih likvidnostnih potreb. Tako je lahko zelo majhno stanje denarnih sredstev tudi presežno, ali pa zelo visoko stanje nezadostno v luči prihodnjih izdatkov. Dodatno dimenzijo lahko tako predstavljajo tudi druge oblike bolj ali manj likvidnih naložb družb, ki jih lahko uporabijo za reševanje likvidnostnih situacij. S pomočjo različnih možnosti za simulacije in what if analiz pa je možno načrtovati tudi situacije ob zelo spremenjenih predpostavkah oz. vhodnih parametrih.